Efficient Procurement: Kenapa Proses yang Lebih Cepat Belum Tentu Lebih Efisien

Tahun ini, tim procurement diminta mengerjakan 8% lebih banyak pekerjaan dengan orang dan anggaran yang lebih sedikit. Respons yang paling umum adalah mempercepat proses: approval lebih singkat, PO lebih cepat terbit, tools baru dibeli.

Masalahnya, data dari berbagai riset menunjukkan bahwa efficient procurement jarang ditentukan oleh kecepatan. Efisiensi lebih sering hilang di tempat yang tidak pernah dianggap lambat.

Artikel ini menguji lima asumsi populer tentang efisiensi procurement, satu per satu.

Efficient procurement tidak sama dengan procurement yang cepat

Kecepatan mudah diukur, sehingga sering dijadikan ukuran utama. Padahal, ada dua lapisan efisiensi yang berbeda.

• Lapisan pertama adalah efisiensi transaksi, yaitu biaya dan waktu untuk memproses satu purchase order.
• Lapisan kedua adalah efisiensi nilai, yaitu seberapa besar savings hasil negosiasi yang benar-benar sampai ke laporan keuangan.

Perusahaan bisa sangat baik di lapisan pertama dan tetap merugi di lapisan kedua.

Bahkan di lapisan pertama, kecepatan bukan pembeda utamanya. Benchmark APQC menunjukkan organisasi mengeluarkan sekitar USD 14 sampai lebih dari USD 54 untuk memproses satu PO. Menurut APQC, perbedaan itu terutama ditentukan oleh cara pekerjaan procurement distrukturkan dan dieksekusi.

Temuan ini relevan dengan tekanan yang sedang terjadi. Studi 2026 Procurement Key Issues dari The Hackett Group memproyeksikan beban kerja procurement naik 8%, sementara headcount dan anggaran operasional turun.

Rinciannya, headcount turun 0,9% dan anggaran turun 0,4%. Hasilnya adalah gap produktivitas 8,9% dan gap efisiensi 8,4%.

Cakupan kerjanya pun melebar. McKinsey mencatat tim procurement kini mengelola spend 50% lebih besar dibanding lima tahun lalu.

Gap sebesar ini tidak bisa ditutup dengan bekerja lebih cepat di struktur yang sama. Yang perlu diubah adalah strukturnya.

Benarkah inefisiensi procurement selalu ada di proses yang lambat?

Asumsi umumnya, inefisiensi procurement terlihat sebagai antrean: approval yang menumpuk, PO yang tertunda. Antrean itu nyata. Data APQC menunjukkan top performer hanya butuh rata-rata lima jam atau kurang untuk menerbitkan PO, sementara bottom performer butuh dua hari.

Namun, justru kerugian terbesar sering terjadi pada proses yang terlihat lancar.

McKinsey mencontohkan sebuah perusahaan farmasi global yang membangun tool rekonsiliasi invoice ke kontrak berbasis AI. Proof of concept selama empat minggu menemukan lebih dari US$10 juta value leakage.

Tidak ada yang lambat dalam kasus itu. PO sudah terbit, barang sudah datang, invoice sudah dibayar tepat waktu. Semua indikator kecepatan hijau, tetapi value nya hilang.

Kolom kanan lebih sulit diukur karena butuh data yang terhubung. Di sinilah masalah berikutnya muncul.

Artinya, sebagian besar organisasi mengoptimalkan hal yang mudah dilihat, bukan hal yang paling mahal.

AI membuat procurement lebih efisien, atau hanya mempercepat kekacauan yang sama?

Optimisme terhadap AI di procurement punya dasar yang kuat. Analisis McKinsey menunjukkan AI agent bisa membuat fungsi procurement 25 sampai 40% lebih efisien, sambil mengalihkan aktivitas tim dari pekerjaan rutin ke keputusan strategis.

Hackett Group juga mencatat, untuk pertama kalinya, penerapan teknologi berbasis AI masuk tiga besar prioritas procurement. Organisasi yang sudah menerapkannya melaporkan perbaikan awal pada cycle time, produktivitas, dan efektivitas.

Tetapi angka potensi bukan angka hasil. Nyatanya, baru 40% fungsi procurement yang sudah mengimplementasikan atau menguji coba gen AI.

Cara membuat procurement lebih efisien: teknologi seharusnya jadi langkah terakhir

Jika empat bagian di atas dirangkum, urutan prioritasnya menjadi jelas. Kebanyakan organisasi memulai dari membeli tools, padahal ada beberapa aspek yang justru lebih berdampak pada efisiensi.

Berikut adalah cara dan area yang harus dikembangkan, untuk mencapai efisiensi procurement:

1. Ukur apa yang selama ini tidak diukur: Biaya per PO dan cycle time penting, tetapi tambahkan kepatuhan invoice terhadap kontrak dan savings yang terealisasi. Tanpa baseline, klaim efisiensi tidak bisa dibuktikan.
2. Perbaiki struktur sebelum kecepatan: Standarkan approval matrix dan konsolidasikan kebutuhan serta vendor. Inilah pembeda biaya yang ditunjukkan APQC dan sumber efisiensi yang ditunjukkan data LKPP.
3. Perlakukan data sebagai infrastruktur: Data spend, supplier, dan kontrak harus terhubung. Ini syarat agar AI menghasilkan nilai, bukan sekadar aktivitas.
4. Otomasi dengan guardrails sejak awal: Kontrol, pemisahan wewenang, dan audit trail perlu dibangun bersama alurnya, bukan ditambahkan setelah ada temuan.

Organisasi yang menjalankan pendekatan ini menunjukkan hasil yang konsisten. Riset Digital World Class Procurement dari Hackett Group menemukan organisasi kuartal teratas punya siklus requisition ke PO 58% lebih pendek, FTE 31% lebih sedikit, dan biaya 19% lebih rendah sebagai persentase spend.

Perusahaan ini bergerak lebih cepat, karena struktur dan arah yang jelas. Bukan semata-mata memotong siklus dengan tools dan AI

Bagaimana Mekari Officeless menjaga efisiensi procurement tanpa mengorbankan kontrol?

Banyak perusahaan sudah punya ERP, tetapi proses procurement sehari-hari masih berjalan lewat email, spreadsheet, dan approval manual. Di celah inilah efisiensi dan kontrol hilang bersamaan.

Mekari Officeless hadir sebagai extended ERP yang melengkapi sistem inti tanpa menggantikannya. Melalui solution accelerator Source to Pay, Mekari Officeless dapat membantu dalam proses:

• Source-to-Pay Management: Mempercepat proses persetujuan pembelian dan menjaga setiap transaksi tetap sesuai kebijakan perusahaan.
• Custom workflow dan No-Code AI app builder: Alur approval dan aplikasi operasional bisa disesuaikan dengan struktur organisasi, tanpa bergantung pada tim developer internal.
• Dashboard terpusat: Data procurement yang tersebar di berbagai sistem dihimpun dalam satu tampilan lintas departemen.
• Governance dan keamanan kelas enterprise: Platform memenuhi standar ISO 27001 dan terdaftar PSE Kominfo, sehingga kecepatan tidak mengorbankan akuntabilitas.

Dengan fondasi ini, perusahaan bisa mempercepat pengadaan sekaligus memastikan setiap keputusan tercatat dan siap diaudit.

Apa yang perlu ditanyakan sebelum mengejar procurement yang lebih cepat?

Efficient procurement tidak dimulai dari target cycle time yang lebih pendek. Sebelum menyetujui investasi berikutnya, ada tiga pertanyaan yang layak diajukan oleh CPO dan CFO.

• Berapa biaya kita untuk memproses satu PO, dan apa yang membuatnya setinggi itu?
• Berapa banyak savings hasil negosiasi yang benar-benar terealisasi setelah kontrak berjalan?
• Apakah setiap alur pengadaan, termasuk yang sudah digital, punya kontrol dan jejak audit?

Jika jawabannya belum jelas, mempercepat proses hanya akan mempercepat masalah yang sama.