Procurement Planning: Panduan Perencanaan Pengadaan di Tengah Efisiensi Beban Kerja

Beban kerja procurement diproyeksikan naik 8% hingga 10% pada 2025-2026, sementara anggaran dan headcount cenderung stagnan atau bahkan menyusut. (Hackett Group, dikutip Suplari)

Kesenjangan ini membuat perusahaan yang tidak merencanakan pengadaan dengan matang akan kehilangan efisiensi dibanding kompetitornya. 

Procurement planning adalah tahap awal dalam siklus pengadaan yang berfungsi merancang, mengidentifikasi, dan mengelola seluruh kebutuhan barang atau jasa perusahaan.

Dalam panduan ini, kita akan membahas apa itu procurement planning, tahapannya, tantangan yang muncul saat dikelola manual, dan cara mengelolanya.

Apa itu procurement planning?

Procurement planning, atau perencanaan pengadaan, adalah tahap awal dalam siklus pengadaan yang bertujuan merancang, mengidentifikasi, dan mengelola seluruh kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. 

Proses ini bertujuan untuk memastikan pengadaan berjalan efisien, transparan, dan selaras dengan tujuan bisnis.

Procurement planning perlu dibedakan dari purchase planning:

• Procurement planning bersifat strategis dan mencakup seluruh siklus pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi vendor. 
• Purchase planning adalah bagian dari procurement planning yang berfokus pada eksekusi pembelian, seperti menentukan apa yang dibeli, berapa jumlahnya, dan kapan waktu pembeliannya.

Prinsip perencanaan yang terstruktur ini juga berlaku dalam pengadaan pemerintah di Indonesia. Peraturan LKPP Nomor 11 Tahun 2021 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengatur ruang lingkup perencanaan pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga penyusunan jadwal pelaksanaan. 

Kerangka kerja semacam ini dapat menjadi acuan tata kelola bagi perusahaan swasta yang ingin merapikan proses procurement planning-nya sendiri.

Mengapa procurement planning penting bagi perusahaan

Procurement planning yang matang memberi perusahaan kontrol anggaran yang lebih akurat, memastikan barang atau jasa tersedia tepat waktu, dan menekan risiko overstock maupun understock. 

Tanpa perencanaan yang jelas, keputusan pengadaan cenderung dibuat berdasarkan perkiraan, bukan data.

Urgensi ini semakin terasa di tengah tren beban kerja procurement yang terus naik.

Dengan sumber daya yang terbatas, perusahaan tidak bisa lagi mengandalkan perencanaan pengadaan yang tersebar di banyak spreadsheet dan email. 

Procurement planning yang efisien menjadi salah satu cara utama untuk menutup gap antara beban kerja yang meningkat dan anggaran yang stagnan, sekaligus mencegah pembelian mendadak dan biaya tak terduga yang muncul akibat perencanaan yang lemah.

Tahapan procurement planning yang efektif

Procurement planning yang efektif umumnya berjalan melalui beberapa tahapan berikut.

1. Identifikasi kebutuhan: setiap unit atau departemen merinci kebutuhan barang, jasa lainnya, pekerjaan konstruksi, atau jasa konsultansi berdasarkan jenis, kuantitas, dan tingkat urgensi. Komunikasi lintas divisi pada tahap ini penting untuk memastikan akurasi data.
2. Penetapan jenis dan cara pengadaan: perusahaan menentukan apakah kebutuhan dipenuhi secara internal (swakelola) atau melalui penyedia eksternal, sekaligus menetapkan kategori barang atau jasa yang dibutuhkan.
3. Penyusunan spesifikasi teknis dan KAK: kebutuhan yang telah diidentifikasi dituangkan dalam spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja agar seluruh pihak memiliki pemahaman yang sama atas ruang lingkup pekerjaan.
4. Penyusunan anggaran (RAB/HPS): tim menyusun perkiraan biaya berdasarkan harga pasar terkini, ongkos distribusi, dan biaya pendukung seperti penyimpanan atau instalasi.
5. Pemaketan dan konsolidasi kebutuhan: kebutuhan serupa dari berbagai unit dikelompokkan menjadi satu paket pengadaan agar proses lebih efisien dari sisi biaya maupun waktu.
6. Penentuan metode pemilihan dan jadwal pengadaan: perusahaan memilih metode pengadaan, seperti tender terbuka, penunjukan langsung, atau e-purchasing, lalu menyusun timeline sesuai waktu pemanfaatan barang atau jasa.
7. Pemilihan dan evaluasi vendor: tahap ini memastikan pemasok yang dipilih sesuai standar kualitas, harga, dan keandalan yang dibutuhkan perusahaan.
8. Pendokumentasian rencana pengadaan: hasil perencanaan dicatat secara terpusat, baik dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) bagi instansi pemerintah maupun dalam procurement plan register bagi perusahaan swasta, sebagai acuan pelaksanaan dan evaluasi.

Tantangan procurement planning secara manual

Ketika procurement planning masih dikelola manual, perusahaan cenderung menghadapi beberapa tantangan berikut.

• Data kebutuhan tersebar di berbagai divisi, sehingga sulit dikonsolidasikan menjadi satu rencana pengadaan yang utuh dan akurat.
• Anggaran sulit dipantau secara real-time, sehingga potensi pembengkakan biaya baru terlihat setelah transaksi berjalan, bukan sebelum permintaan disetujui.
• Proses persetujuan berlapis lewat email memperlambat validasi kebutuhan dan anggaran, terutama saat melibatkan banyak departemen.
• Minimnya visibilitas atas vendor dan kontrak membuat evaluasi pemasok menjadi reaktif, bukan bagian dari strategi jangka panjang.

Data dan transaksi yang masih diproses secara manual menyebabkan inefisiensi waktu dan biaya, sekaligus meningkatkan risiko ketidakpatuhan terhadap kebijakan internal maupun eksternal perusahaan. 

Bagaimana Mekari Officeless membantu procurement planning perusahaan

Mekari Officeless menghadirkan Source to Pay sebagai ready-made app yang dirancang untuk mengelola siklus sourcing dan procurement secara menyeluruh, dari kualifikasi vendor hingga spend visibility, dalam satu platform terpusat.

Berikut fitur utama yang mendukung procurement planning perusahaan:

• Vendor lifecycle dan risk management: vendor mendaftar, mengunggah dokumen, dan melengkapi profil, sementara sistem menerapkan formulir, persetujuan, dan pemeriksaan risiko sebelum vendor diaktifkan.
• Sourcing dan vendor selection: permintaan sourcing berjalan melalui alur persetujuan dan RFx, mendukung undangan, submission, scoring, hingga perbandingan antar vendor.
• Contract, catalogue, dan purchase management: vendor yang terpilih masuk ke tahap kontrak, katalog, dan purchase order dengan ketentuan harga dan terma yang sudah disepakati.
• Receiving, reconciliation, dan spend visibility: penerimaan barang atau jasa serta invoice dipantau dalam satu alur, lengkap dengan pencocokan dokumen dan analisis pengeluaran.

Sebagai gambaran nyata, PT Asuransi Takaful Keluarga berhasil mencapai proses procurement 100% paperless dan memangkas siklus persetujuan hingga 50% setelah memusatkan manajemen vendor dan kontrol pengeluaran lewat Mekari Officeless.

Siap menyusun procurement planning yang lebih terstruktur dan efisien? Mekari Officeless menyediakan Source to Pay yang mampu mengelola seluruh siklus sourcing hingga pembayaran dalam satu platform, yang dapat disesuaikan dengan alur kerja perusahaan.