Atasi Risiko dan Hambatan E-procurement untuk Pengadaan yang Cekatan

Rata-rata perusahaan kehilangan 5% pendapatan tahunan akibat fraud, dan bisa kehilangan hingga 16% target penghematan akibat maverick spending. 

Risiko ini sering muncul justru saat proses e-procurement belum berjalan mulus, mulai dari dokumentasi tersebar hingga persetujuan yang lambat.

Digitalisasi procurement memang menjanjikan efisiensi, tapi tidak otomatis menghilangkan risiko jika proses di baliknya masih rapuh. Artikel ini membahas risiko dan hambatan utama e-procurement, serta bagaimana solution accelerator membantu perusahaan menjadi lebih cekat mengelola pengadaan tanpa membangun sistem dari nol.

Mengapa risiko dan hambatan e-procurement perlu dipetakan lebih awal

Adopsi e-procurement terus tumbuh karena tuntutan efisiensi, transparansi, dan kepatuhan yang makin ketat. Namun tanpa pemetaan risiko yang jelas, digitalisasi hanya memindahkan masalah lama ke platform baru dengan tampilan yang lebih rapi.

Penting membedakan dua kategori masalah. Risiko adalah dampak finansial dan kepatuhan yang muncul selama sistem berjalan, sementara hambatan adalah kendala yang dihadapi saat merancang atau mengimplementasikan sistem tersebut.

Kedua kategori ini saling berkaitan. Hambatan implementasi yang tidak diselesaikan dengan baik, seperti integrasi setengah jadi atau alur persetujuan yang belum jelas, justru membuka celah baru bagi risiko finansial dan operasional untuk muncul di kemudian hari. Karena itu, pemetaan risiko dan hambatan sebaiknya dilakukan bersamaan, bukan setelah sistem berjalan.

Risiko finansial dan kepatuhan dalam e-procurement

Risiko finansial adalah dampak paling langsung terasa di laba perusahaan. Berikut tiga risiko yang paling sering muncul dalam proses procurement, baik manual maupun digital.

• Fraud dan kecurangan internal: ACFE mencatat organisasi rata-rata kehilangan 5% pendapatan tahunan akibat fraud, dengan durasi rata-rata 12 bulan sebelum kecurangan terdeteksi.
• Maverick spending: Pembelian di luar kontrak dan alur persetujuan resmi dapat menggerus 5 hingga 16% target penghematan tahunan, menurut riset The Hackett Group. Riset yang sama menemukan 75% tim procurement mengaitkan masalah ini dengan minimnya tools self-service, bukan niat buruk karyawan.
• Pelanggaran kepatuhan data: Proses procurement menyimpan data sensitif vendor dan harga, sehingga wajib tunduk pada UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Kebocoran data vendor bisa berujung sanksi administratif hingga pidana.

Ketiga risiko ini punya benang merah yang sama: minimnya kontrol dan jejak audit yang terpusat. Semakin lama proses tetap tersebar, semakin besar celah bagi fraud dan pembelian di luar kebijakan untuk luput dari pengawasan.

Risiko operasional yang sering luput dari perhatian

Selain risiko finansial, ada risiko operasional yang muncul dari aktivitas harian procurement. Risiko ini jarang terlihat dalam laporan keuangan, tapi terasa langsung oleh tim procurement dan finance.

• Dokumentasi tersebar: Kontrak, purchase order, dan bukti persetujuan tersimpan di email serta spreadsheet yang berbeda-beda, sehingga sulit dilacak saat audit berlangsung.
• Proses persetujuan berlarut: Alur approval manual lewat email memperlambat penerbitan PO dan pembayaran vendor, terutama saat penanggung jawab sedang tidak di tempat.
• Visibilitas anggaran rendah: Manajemen sulit memantau realisasi belanja dibanding anggaran secara real-time, sehingga koreksi anggaran sering terlambat dilakukan.
• Manajemen vendor tidak terpusat: Kualifikasi dan performa vendor sulit dibandingkan secara objektif tanpa data yang terpusat dan konsisten.

Kombinasi keempat risiko ini membuat tim procurement lebih banyak menghabiskan waktu untuk mencari dokumen dan mengejar persetujuan, dibanding fokus pada strategi sourcing dan negosiasi harga.

Dampaknya tidak berhenti di tim procurement saja. Tim finance ikut terbebani karena rekonsiliasi invoice harus dicocokkan secara manual dengan PO dan bukti terima barang, sementara tim legal kesulitan melacak versi kontrak terbaru saat terjadi perubahan ketentuan atau perpanjangan kerja sama dengan vendor.

Hambatan implementasi sistem e-procurement

Sebagian perusahaan sudah menyadari risiko di atas, tapi tertahan saat hendak beralih ke sistem digital. Berikut hambatan implementasi yang paling umum ditemui.

• Proses implementasi dan learning curve panjang: Sistem ERP seperti SAP Procurement yang menyediakan modul end-to-end procurement membutuhkan proses implementasi sistem dan proses belajar yang lama karena panduan manual yang kompleks
• Integrasi yang rumit: Sistem e-procurement baru sering sulit terhubung dengan ERP atau sistem akuntansi yang sudah berjalan lebih dulu, sehingga proses integrasi memakan waktu lebih lama dari perkiraan.
• Resistensi perubahan: Karyawan yang terbiasa dengan proses manual membutuhkan waktu adaptasi terhadap alur kerja digital yang baru.
• Keamanan data dan ancaman siber: Data vendor dan harga menjadi target yang rentan bocor tanpa sistem keamanan yang memadai.
• Biaya dan waktu pengembangan custom: Membangun modul procurement dari nol, modul demi modul, memerlukan waktu dan anggaran besar sebelum sistem benar-benar siap dipakai.

Hambatan terakhir ini yang paling sering membuat proyek digitalisasi procurement tertunda. Perusahaan terjebak di antara dua pilihan yang sama-sama berat: bertahan dengan proses manual yang berisiko, atau menunggu pengembangan custom yang panjang.

Mekari Officeless, solution accelerator procurement yang cekat dan dapat dikustomisasi

Mekari Officeless Source to Pay hadir sebagai solution accelerator atau aplikasi siap pakai yang menjadi jalan tengah dari dua pilihan berat tersebut. Mekari Officeless menghadirkan alur kerja Sourcing & Procurement yang sudah terstruktur, mulai dari 

• Kualifikasi vendor
• Sourcing RFx
• Kontrak ke katalog
• Purchase order
• Penerimaan barang
• 3 ways matching
• Spend analytics

Berbeda dari pengembangan custom yang dibangun modul per modul, solution accelerator ini tidak mengharuskan perusahaan membangun approval line, skor vendor, atau dashboard dari nol. Waktu implementasi pun jauh lebih singkat dibanding pengembangan custom, sehingga perusahaan bisa lebih cekat merespons kebutuhan procurement yang terus berubah.

Meski berbasis alur kerja bawaan, sistem ini tetap dapat dikustomisasi mengikuti kebijakan, struktur formulir, dan kebutuhan detail perusahaan. Artinya, perusahaan tidak perlu mengorbankan fleksibilitas hanya demi kecepatan implementasi.

Cara mulai transformasi procurement yang lebih cekat

Langkah pertama adalah memetakan risiko finansial dan operasional yang paling mendesak di perusahaan Anda, baik itu fraud, maverick spending, atau dokumentasi yang tersebar. 

Setelah itu, bandingkan tiga opsi yang tersedia: bertahan dengan proses manual, membangun sistem custom dari nol, atau mengadopsi solution accelerator siap pakai.

Berikut tiga langkah praktis yang bisa mulai dijalankan:

• Audit proses procurement saat ini: Identifikasi titik-titik yang paling rawan risiko, misalnya pembelian tanpa PO, kontrak yang sulit dilacak, atau approval yang sering terlambat.
• Bandingkan opsi implementasi: Timbang waktu, biaya, dan kontrol yang ditawarkan proses manual, pengembangan custom, dan solution accelerator sebelum menentukan arah.
• Mulai dari alur kerja yang sudah teruji: Manfaatkan solution accelerator yang sudah mencakup kualifikasi vendor, approval, hingga spend analytics, lalu kustomisasi sesuai kebijakan internal.

Bagi perusahaan yang ingin bergerak cekat tanpa mengorbankan kontrol dan kepatuhan, solution accelerator menjadi opsi paling realistis. 

Pelajari lebih lanjut bagaimana Mekari Officeless Source to Pay bekerja untuk kebutuhan bisnis Anda.