SAP Document Workflow Automation: Hemat 70% Waktu Pemrosesan Data

SAP unggul menjaga data inti perusahaan tetap rapi dan terpusat. Namun, alur dokumen dan approval sehari-hari sering kembali ke email, kertas, atau spreadsheet begitu keluar dari transaksi utama.

Artikel ini membahas 10 tantangan implementasi SAP dan cara extended ERP menutup gap tersebut.

Memahami SAP document workflow automation

SAP document workflow automation adalah upaya mengotomatiskan siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan, review, approval berjenjang, hingga pengarsipan, yang terhubung langsung dengan data transaksional di dalam SAP.

SAP sebenarnya menyediakan modul untuk kebutuhan ini, seperti SAP Business Workflow dan SAP Build Process Automation. Modul tersebut mampu merutekan dokumen secara elektronik ke approver yang tepat sesuai aturan yang telah ditentukan.

Masalahnya, konfigurasi modul ini membutuhkan pemahaman teknis yang tidak sedikit, mulai dari pengaturan business rule hingga integrasi ke struktur organisasi. 

Perlu dibedakan antara otomasi transaksi, yang menjadi kekuatan inti SAP, dengan otomasi dokumen dan approval lintas departemen, yang justru sering menjadi celah dalam praktiknya.

Jenis dokumen yang dapat diautomasi dengan workflow automation di SAP

Berdasarkan dokumentasi SAP Document AI dan SAP Discovery Center, ada beberapa kategori dokumen bisnis yang paling umum diimplementasikan dengan document workflow automation di SAP.

• Invoice atau faktur: Kategori ini menjadi yang paling matang otomasinya, mencakup invoice dengan referensi purchase order maupun tanpa referensi, credit note, dan invoice antar perusahaan (intercompany).
• Purchase order: Dokumen pemesanan pembelian dapat diekstraksi dan dicocokkan secara otomatis dengan data vendor serta anggaran yang sudah tercatat di SAP.
• Payment advice: Dokumen konfirmasi pembayaran dari vendor atau bank diekstraksi otomatis untuk mempercepat proses rekonsiliasi dan posting.
• Delivery note dan sales order: Dokumen pengiriman dan pesanan penjualan turut masuk dalam preconfigured content yang disediakan SAP Document AI, sehingga dapat langsung dipetakan ke proses logistik dan penjualan. 

SAP Document AI mendukung lebih dari 35 format file dan optical character recognition (OCR) dalam lebih dari 100 bahasa, sehingga mampu menangani dokumen hasil scan maupun foto dari lapangan. 

Sementara itu, SAP Build Process Automation dapat mengekstraksi dokumen dengan template baku maupun tanpa template sama sekali, menggunakan large language model yang didukung SAP Document AI. 

Kemampuan ini membuat sistem dapat menangani dokumen terstruktur seperti purchase order maupun dokumen tidak terstruktur seperti surat vendor. 

Proses dan dampak document workflow automation di SAP

Merujuk pada dokumentasi SAP Build Process Automation dan panduan Flowbit AI, proses document workflow automation di SAP umumnya berjalan dalam lima tahap.

1. Intake dokumen. Dokumen masuk lewat email, API, atau upload manual, kemudian dipindai menggunakan OCR dan AI untuk mengekstraksi data penting seperti nomor referensi, jumlah, dan mata uang.
2. Klasifikasi dan validasi. Dokumen diklasifikasikan berdasarkan jenisnya, misalnya invoice dengan PO, invoice tanpa PO, atau credit note, lalu divalidasi silang dengan data purchase order dan goods receipt yang sudah tercatat di SAP.
3. Decision routing. Sistem menentukan apakah dokumen dapat langsung diposting secara otomatis atau perlu ditinjau manusia, berdasarkan skor akurasi hasil ekstraksi untuk setiap field. 
4. Approval flow. Dokumen dengan skor akurasi rendah atau bernilai besar dirutekan ke approver sesuai company code dan tingkat tanggung jawab yang telah ditentukan.
5. Posting dan pengarsipan. Dokumen yang telah disetujui diposting sebagai data transaksional ke SAP, dengan dokumen asli dilampirkan sebagai jejak audit yang dapat ditelusuri kembali.

Dampaknya terukur cukup signifikan. SAP mencatat penghematan waktu pemrosesan dokumen hingga 70% untuk perusahaan yang mengintegrasikan Document AI dengan aplikasi SAP mereka. 

8 tantangan umum implementasi SAP yang menghambat alur dokumen

Meskipun automasi workflow dokumen dalam SAP memberi banyak manfaat dan kemudahan, namun dalam prosesnya masih terdapat beberapa bottleneck yang membuat implementasi SAP document workflow automation tidak selalu mudah.

Berikut sepuluh tantangan yang paling sering dihadapi perusahaan:

1. Migrasi dan kualitas data: Data yang tidak lengkap, ganda, atau tidak konsisten dari sistem lama sering menimbulkan masalah operasional begitu SAP resmi berjalan.
2. Pembengkakan biaya: Biaya implementasi kerap melampaui anggaran awal akibat kebutuhan teknologi tambahan yang tidak direncanakan sejak awal. 
3. Timeline yang panjang: Proyek SAP sering molor dari target akibat kompleksitas integrasi sistem dan proses migrasi data yang panjang.
4. Integrasi dengan sistem legacy: Menghubungkan SAP dengan sistem lama untuk HR, procurement, atau inventory kerap menimbulkan silo data baru alih-alih menghilangkannya.
5. Kustomisasi yang kompleks: Modul standar SAP tidak selalu mengakomodasi proses bisnis yang spesifik, sehingga membutuhkan kustomisasi yang mahal dan berisiko pada saat upgrade.
6. Dependensi pada konsultan SAP: Konsultan atau tim internal yang kurang berpengalaman menjadi salah satu penyebab utama proyek meleset dari target. 
7. Alur approval dan dokumen tetap manual: Modul workflow SAP membutuhkan konfigurasi teknis yang tidak sederhana, sehingga banyak approval pada akhirnya tetap berjalan lewat email, kertas, atau spreadsheet terpisah.
8. Visibilitas lintas departemen terbatas: SAP kuat dalam mencatat data transaksional, namun status dokumen dan approval lintas tim sering tidak terlihat secara real-time bagi pihak yang membutuhkan.

Dari sepuluh tantangan di atas, poin nomor 9 adalah yang paling langsung berkaitan dengan document workflow automation, dan menjadi fokus utama pembahasan selanjutnya.

Extended ERP: solusi implementasi tanpa mengganti SAP

Extended ERP adalah lapisan aplikasi tambahan yang melengkapi ERP inti, seperti SAP, untuk kebutuhan operasional yang tidak terjangkau oleh modul standar, tanpa menggantikan SAP sebagai sistem pencatatan utama.

Ada tiga pendekatan umum untuk implementasi document workflow dalam SAP

• Konfigurasi native menggunakan modul SAP sendiri, yang membutuhkan keahlian teknis mendalam dan waktu implementasi yang panjang. 
• Pengembangan aplikasi kustom terpisah, yang fleksibel namun mahal dan membutuhkan tim developer khusus. 
• Extended ERP berbasis solution accelerator, yaitu aplikasi siap pakai yang terhubung ke SAP dan dapat langsung digunakan dalam hitungan minggu.

Extended ERP memungkinkan perusahaan mempertahankan investasi SAP yang sudah berjalan, sambil menutup gap operasional secara lebih cepat dan terukur. 

Mekari Officeless sebagai extended ERP untuk SAP document workflow automation

Mekari Officeless adalah solusi enterprise yang berperan sebagai extended ERP untuk menutup gap operasional bisnis, melalui solution accelerator berupa ready-made apps, custom workflow dan dashboard, hingga layanan pengembangan kustom.

Untuk kebutuhan document workflow automation secara spesifik, Mekari Officeless menyediakan Document Management System sebagai solution accelerator siap pakai. Sistem ini menerapkan hirarki folder dan penomoran otomatis saat dokumen dibuat, merutekan dokumen melalui rantai approval yang telah dikonfigurasi, serta mencatat setiap aktivitas dalam jejak audit yang tidak dapat diubah. 

Mekari Officeless dirancang untuk bekerja berdampingan dengan SAP, Oracle, maupun sistem inti lainnya yang sudah digunakan perusahaan, dengan prinsip melengkapi, bukan menggantikan. 

Didukung No-Code AI app builder, Mekari Officeless menghadirkan tiga pilar nilai utama:

• Implementasi lebih cepat, aplikasi siap pakai dapat digunakan dalam hitungan minggu, bukan bulan. 
• Keamanan enterprise grade, dengan sertifikasi ISO 27701, audit SOC 2 Type II, dan terdaftar sebagai PSE Kominfo. 
• Efisiensi biaya, dengan overhead yang lebih terukur dibanding pengembangan kustom dari nol.