- SAP EHS incident management adalah aplikasi pencatatan, investigasi, dan penutupan insiden, near miss, dan safety observation dalam satu catatan terpusat.
- Kelengkapan data keselamatan sangat bergantung pada partisipasi pekerja di lapangan, tetapi 20%-91% insiden sering kali gagal tercatat karena pelaporan yang masih manual.
- Mekari Officeless HSE Management System sebagai solusi yang memudahkan pekerja melaporkan insiden, near miss, maupun temuan bahaya secara langsung.
Di perusahaan yang mengelola banyak lokasi operasional, laporan insiden tidak selalu langsung masuk ke SAP EHS. Pekerja mungkin masih mengandalkan formulir kertas, spreadsheet, atau pesan WhatsApp untuk menyampaikan kejadian.
Lebih jauh lagi, insiden yang tidak pernah dilaporkan berisiko tidak tercatat dalam KPI keselamatan perusahaan.
Angka tersebut menunjukkan bahwa kelengkapan data keselamatan bukan hanya soal kemampuan sistem mencatat insiden. Tinjauan sistematis terhadap studi di AS menunjukkan bahwa proporsi pekerja yang tidak melaporkan cedera atau penyakit akibat kerja hingga 91%.
Artikel ini akan membahas seputar SAP EHS incident management, faktor yang menyebabkan laporan tidak tercatat, lima tahap alur penanganan insiden, hingga kriteria untuk mengevaluasi jangkauan pelaporan di setiap lokasi kerja.
SAP EHS Incident Management
SAP EHS incident management adalah aplikasi di SAP EHS untuk mencatat, meninjau, menginvestigasi, dan menutup insiden, near miss, dan safety observation dalam satu proses terpusat.
Ketiganya perlu dibedakan agar perusahaan dapat mengelompokkan laporan dan menentukan tindak lanjut yang sesuai:
- Incident: kejadian tidak terencana yang menimbulkan atau dapat menimbulkan cedera, kerugian, atau gangguan lingkungan.
- Near miss: kejadian nyaris celaka yang tidak menimbulkan cedera atau kerugian.
- Safety observation: perilaku atau kondisi yang dapat berujung insiden.
Sebagai catatan, SAP EHS Management merupakan component extension atau add-on untuk SAP ERP, sedangkan SAP S/4HANA for EHS workplace safety berada dalam ekosistem S/4HANA.
Namun, apa pun varian yang digunakan, nilai sistem tetap bergantung pada kualitas informasi yang masuk.
Catatan insiden hanya bisa menjadi dasar investigasi dan evaluasi keselamatan apabila pekerja benar-benar melaporkan kejadian yang dialami atau ditemukan.
Mengapa Laporan yang Tidak Masuk Sistem Tidak Akan Tercermin dalam KPI
Investigasi, tindakan korektif, dan pengukuran KPI bergantung pada insiden yang sudah tercatat. Artinya, laporan yang tidak pernah masuk ke sistem tidak akan ikut dihitung dalam evaluasi keselamatan perusahaan.
Temuan Kyung dkk. dalam National of Medicine Library memperlihatkan besarnya tantangan ini. Dalam tinjauan sistematis terhadap 20 studi di AS, proporsi pekerja yang tidak melaporkan cedera atau penyakit akibat kerja berkisar antara 20% hingga 91%.
Rentangnya cukup lebar karena setiap studi menggunakan definisi cedera dan periode pengukuran yang berbeda. Meski demikian, sejumlah alasan di balik perilaku melapor muncul berulang kali.
Ketakutan terhadap konsekuensi yang dapat memengaruhi status pekerjaan ditemukan dalam seluruh studi yang secara khusus meneliti alasan pekerja tidak melapor. Sementara itu, proses pelaporan yang membutuhkan terlalu banyak waktu dan usaha ditemukan dalam 10 studi.
SAP EHS sendiri memproses apa yang dimasukkan ke dalamnya dan tidak dapat mencatat kejadian yang tidak pernah dilaporkan.
Jika perusahaan masih mengandalkan proses manual di lapangan, kualitas KPI insiden akan turut dipengaruhi oleh kemudahan akses, waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan, hingga kepercayaan pekerja terhadap proses tindak lanjutnya.
Lima Tahap SAP EHS Incident Management dan Ketergantungannya pada Laporan Awal
Berikut ini beberapa tahap SAP EHS incident management.
- Laporan awal: pekerja mencatat insiden, near miss, atau safety observation. Data dapat disimpan di perangkat dan dikirim saat jaringan tersambung kembali.
- Tinjauan laporan: incident manager menerima tugas di inbox untuk meninjau dan melengkapi catatan.
- Investigasi: tim menelusuri penyebab kejadian.
- Tindakan korektif: tindakan ditugaskan ke pemilik dan dilacak.
- Penutupan dan pelaporan: insiden ditutup dan KPI dihitung.
Alur ini juga berkaitan dengan ISO 45001 klausul 10.2, yang mengharuskan organisasi menentukan penyebab insiden dan meninjau efektivitas tindakan korektif.
Anda perlu memastikan bahwa varian SAP yang digunakan mendukung atau mencatat verifikasi efektivitas tersebut sesuai proses yang berlaku.
KPI Insiden Hanya Sebanding bila Jam Kerja Ikut Dihitung
Jumlah insiden naik bila kegiatan bertambah, jadi yang dibandingkan adalah laju per jam kerja. Data International Association of Oil & Gas Producers (IOGP) menggambarkan pentingnya konteks tersebut.
Pada 2024, perusahaan anggota IOGP melaporkan jam kerja 26% lebih tinggi dibanding 2023, sedangkan Fatal Accident Rate (FAR) turun 6%. Sejak 1985, laju tingkat kecelakaan fatal tersebut telah turun lebih dari 90%.
Ada dua hal yang perlu dipastikan agar KPI dalam SAP EHS dapat digunakan untuk membandingkan kinerja secara konsisten.
- Pertama, sumber data jam kerja. Perusahaan perlu memastikan dari mana data diperoleh dan bagaimana data tersebut diintegrasikan atau digunakan dalam perhitungan KPI bersama SAP functional lead.
- Kedua, keseragaman definisi kategori insiden. Setiap lokasi operasional harus menerapkan definisi yang konsisten agar hasil pelaporan dapat dibandingkan secara adil.
Meski begitu, near miss dan safety observation sebaiknya tetap dihitung secara terpisah dari insiden yang menimbulkan cedera. Pemisahan ini membantu perusahaan memahami karakteristik laporan tanpa mencampur indikator yang berbeda.
Empat Kriteria untuk Mengevaluasi Jangkauan Pelaporan di Setiap Lokasi
Untuk mengetahui apakah proses pelaporan sudah berjalan efektif, perusahaan dapat mengevaluasi empat aspek berikut. Fokusnya ke fitur aplikasi dan kemampuan pekerja untuk melapor, serta memastikan laporan tersebut ditindaklanjuti.
| Kriteria | Pertanyaan evaluasi | Tahap terkait | Alasan yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|---|
| Pelapor dan akses | Apakah karyawan, kontraktor, dan pengunjung dapat melaporkan kejadian? Apakah mereka memiliki akses ke SAP atau saluran pelaporan yang sesuai? | Laporan awal | Kurangnya pemahaman tentang cara melapor |
| Kemudahan pelaporan | Apakah pekerja dapat membuat laporan singkat langsung dari lokasi kerja, termasuk ketika tidak tersedia komputer atau jaringan? | Laporan awal | Proses membutuhkan terlalu banyak waktu dan usaha |
| Kepercayaan dan umpan balik | Apakah pelapor menerima informasi mengenai tindak lanjut? Apakah mereka dapat melapor tanpa khawatir menghadapi konsekuensi yang tidak semestinya? | Tinjauan dan Tindakan korektif | Ketakutan terhadap konsekuensi dan ketidakpercayaan terhadap respons |
| Tindak lanjut | Apakah setiap tindakan korektif memiliki pemilik yang memiliki akses, tenggat waktu, dan proses verifikasi efektivitas? | Tindakan korektif | Ketidakpercayaan terhadap respons dan tindak lanjut |
Apabila salah satu kriteria belum terpenuhi, perusahaan perlu mengidentifikasi penyebabnya terlebih dahulu.
Solusinya bisa berupa penyesuaian kebijakan akses, penyederhanaan proses pelaporan, atau aplikasi pendamping di luar SAP EHS. Tidak semua kendala perlu diselesaikan melalui konfigurasi modul inti.
Sistem Manajemen HSE Mekari Officeless sebagai Pelengkap SAP EHS Anda
SAP EHS dapat menjadi sistem pencatatan resmi untuk penanganan insiden dan penyusunan KPI. Namun, perusahaan yang masih menghadapi hambatan pada proses pelaporan lapangan perlu memperhatikan proses yang berlangsung sebelum informasi masuk ke sistem tersebut.
Sistem Manajemen HSE Mekari Officeless dapat melengkapi proses ini dengan membantu pekerja mencatat kejadian dan memudahkan tim HSE mengelola tindak lanjutnya.
- Pelaporan insiden dan kecelakaan kerja, termasuk laporan ketidaksesuaian (NCR).
- Pelaporan dari ponsel dengan foto, lokasi, dan tingkat keparahan. Sistem membuat nomor kasus dan mencatat waktu otomatis.
- CAPA dan investigasi, dengan tenggat waktu dan pengingat otomatis.
- Keamanan: kontrol akses berbasis peran dan izin per lokasi, tersertifikasi ISO 27001, dan terdaftar di PSE Komdigi.
Pelajari Sistem Manajemen HSE Mekari Officeless untuk mempermudah pelaporan insiden dari lapangan, memantau tindak lanjut tindakan korektif, dan mengidentifikasi tren risiko di berbagai lokasi kerja secara lebih terstruktur.
Anda juga bisa mengonsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Officeless di sini.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Officeless are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
Boden LI, Ozonoff A. Capture-recapture estimates of nonfatal workplace injuries and illnesses.
