Purchase Order SAP: Cara Melacak Status & Approval Lebih Transparan

Membuat purchase order (PO) di SAP terlihat seperti langkah rutin, tapi satu kesalahan pada data organisasi, bisa membuat PO tertahan atau salah alur approval. Masalahnya, PO bukan sekadar formulir, PO adalah dokumen pengikat yang menjadi dasar penerimaan barang dan pembayaran vendor.

Selisih waktu ini jarang soal seberapa cepat approver mengklik tombol setuju. Kendalanya lebih terasa pada proses PR/PO, mulai dari data yang tidak lengkap, rawan  sampai alur approval yang kaku. Temukan solusi cara mengelola PO di SAP dalam artikel ini!

Memahami purchase order dalam SAP dan Fungsinya

Purchase Order (PO) dalam SAP adalah dokumen resmi yang dibuat perusahaan sebagai pembeli untuk memesan barang / jasa kepada vendor. Melalui dokumen ini, perusahaan meminta vendor untuk melakukan pengiriman atas barang yang dipesan.

Dalam siklus procure-to-pay (P2P), purchase order dibuat setelah purchase requisition disetujui sepenuhnya. Secara sederhana, urutannya dimulai dari PR, PO, goods receipt, dan invoice verification.

Fungsi Utama Purchase Order di SAP

Dokumen purchase order berfungsi sebagai kontrak mengikat antara perusahaan dan vendor/supplier atas jenis material, harga, jumlah, dan jadwal pengiriman. Berikut adalah detail fungsi lainnya mengapa dokumen ini sangat penting:

• Perjanjian Formal: PO menjadi perjanjian dan bukti sah dari perusahaan kepada supplier.
• Dasar Penerimaan Barang: Mempermudah pencatatan saat barang datang (Goods Receipt), menyesuaikan dengan detail spesifikasi dan unit barang yang dipesan.
• Referensi verifikasi tagihan: Salah satu data dalam proses invoice verification atau penagihan dari vendor sebelum pembayaran dilakukan.

Umumnya dalam sistem ERP seperti SAP, dokumen purchase order akan diawali dengan angka 45 sebagai nomor referensi utama. Nomor unik ini dipakai untuk melacak status pembelian dari awal sampai pembayaran selesai.

Cara membuat purchase order di SAP

Purchase order dalam SAP dibuat melalui t-code (transaction code) ME21N, pada modul Materials Management / MM. Berikut adalah langkah singkat pembuatan PO di SAP:

1. Akses transaksi ME21N: Buka aplikasi SAP, ketik ME21N pada command field di pojok kiri atas, lalu tekan enter untuk diarahkan ke Create Purchase Order. Buat PO baru, atau konversi PR yang sudah ada dengan menyeret nomor PR ke ikon shopping cart di layar ME21N. 
2. Masukkan data vendor: Masukkan nomor vendor beserta syarat pembayaran yang berlaku.
3. Lengkapi data organisasi: Isi company code, purchasing organization, purchasing group, dan plant. Sistem akan menampilkan notifikasi di bagian bawah layar jika ada data organisasi yang belum lengkap.
4. Isi detail item: Masukkan material, kuantitas, harga, tanggal pengiriman, dan storage location tujuan pada bagian Item overview di bawah.
5. Tentukan account assignment jika perlu: Untuk pembelian non-stok, tautkan ke cost center, GL account, atau WBS yang sesuai.
6. Simpan PO: Setelah disimpan, sistem menghasilkan nomor PO yang bisa langsung dicetak, dikirim via EDI, atau diteruskan ke alur approval.

Kesalahan yang paling sering terjadi di tahap ini bukan pada input material, melainkan pada data organisasi yang tidak konsisten dengan struktur enterprise yang sudah dikonfigurasi.

Komponen data organisasi dalam PO SAP 

Purchase order SAP bergantung pada lima komponen struktur organisasi berikut, agar transaksi tercatat di unit dan lokasi yang benar.

• Company code: unit akuntansi legal yang memiliki laporan keuangan lengkap (seperti Neraca dan Laporan Laba Rugi), sebagai dokumen transaksi pembelian untuk pembukuan. 
• Plant: lokasi fisik (pabrik) tempat material dipesan, dikirim, disimpan, dan diproses.
• Purchasing organization: unit yang bertanggung jawab menegosiasikan kondisi pembelian dan menerbitkan PO. 
• Purchasing group: tim atau buyer di dalam purchasing organization yang menangani kategori pembelian tertentu dan bertanggung jawab atas proses pengadaan sehari-hari.
• Storage location: lokasi stok spesifik di dalam satu plant, ditandai kode empat karakter yang unik per plant.

Cara melacak status PO dan approvalnya di SAP

Selain memantau GR dan invoice, tim procurement juga perlu tahu di level mana sebuah PO sedang tertahan untuk disetujui. Berikut adalah beberapa cara untuk mendapatkan visibilitas status PO:

1. Cek tab release strategy: Buka PO lewat ME23N, lalu lihat tab “Release Strategy” di header. Tab ini menunjukkan kode release mana yang sudah dilalui dan mana yang masih menunggu approval.
2. Approval individual atau kolektif: Approver bisa menyetujui satu PO lewat ME29N, atau menyetujui banyak PO sekaligus lewat ME28 dengan memasukkan release code miliknya untuk melihat daftar PO yang masih menunggu.
3. Notifikasi lewat inbox workflow: Jika release strategy dihubungkan ke classic SAP Business Workflow, notifikasi approval masuk ke inbox SAP Business Workplace (SBWP) milik approver terkait.
4. Fiori untuk requester dan approver: Aplikasi Fiori “Track Purchase Order” membantu requester memantau status PO miliknya, sementara “Approve Purchase Order” dipakai approver. 
5. Query status lintas PO: Untuk melihat semua PO yang masih tertahan di seluruh perusahaan, tim procurement biasa mengecek field release indicator (FRGRL) pada tabel EKKO lewat SE16N, atau membuat quick report dengan SQVI.

Ketergantungan pada kombinasi transaksi GUI, tab release strategy, dan konfigurasi Fiori atau workflow tambahan inilah yang membuat visibilitas status approval PO di SAP standar sering terasa terpecah; terutama bagi requester yang bukan pengguna SAP harian.

Kendala umum purchase order dalam SAP

Meski SAP menyediakan fungsi lengkap untuk pengelolaan purchase order, namun masih banyak tim procurement tetap menghadapi kendala berikut di lapangan. Temukan ciri-ciri kendala umum berikut, untuk temukan solusinya:

• Keterbatasan kustomisasi: menyesuaikan alur approval SAP dengan kebijakan internal perusahaan sering membutuhkan proyek konfigurasi tambahan yang memakan waktu dan biaya.
• Visibilitas terbatas: laporan standar SAP cenderung historis, sehingga tim manajemen kesulitan memantau status PO secara real-time untuk pengambilan keputusan cepat.
• Cycle time yang lambat: rata-rata waktu requisition-to-PO mencapai 55 jam, jauh dari organisasi tercepat yang bisa menyelesaikannya di bawah 40 jam.
• Approval yang terhambat: proses persetujuan sering macet ketika approver sedang bepergian atau tidak memantau notifikasi, sehingga menahan seluruh proses pembelian.
• Three-way matching manual: verifikasi manual antara PO, goods receipt, dan invoice menyita waktu tim procurement dan finance.

Mekari Officeless sebagai extended ERP untuk kelola PO dari SAP

Alih-alih mengganti SAP, banyak perusahaan memilih melengkapinya dengan platform yang lebih fleksibel untuk kebutuhan operasional spesifik. 

Mekari Officeless hadir sebagai extended ERP melalui solution accelerator Source to Pay (S2P), yang dirancang untuk menjawab bottleneck purchase order di atas tanpa mengubah sistem inti perusahaan.

• Alur persetujuan yang dapat dikustomisasi: approval multi-level dibangun sesuai kebijakan dan struktur organisasi perusahaan, tanpa perlu proyek konfigurasi SAP tambahan.
• E-sourcing dan vendor bidding: proses tender dan bidding vendor kompetitif terhubung langsung ke tahap pembuatan PO.
• Procure-to-pay end-to-end: requisition, approval, purchasing, hingga pembayaran berjalan dalam satu platform, mengurangi ketergantungan pada middleware antar sistem.
• Reporting dan analytics real-time: dashboard yang bisa disesuaikan untuk memantau status setiap PO kapan saja, bukan hanya laporan historis.
• Integrasi ekosistem Mekari: terhubung dengan Mekari Jurnal (keuangan), Mekari Expense (kontrol biaya), Mekari Pay (pembayaran vendor), dan Mekari Sign (otorisasi kontrak), sehingga siklus P2P tertutup tanpa proyek integrasi pihak ketiga.

Dengan Mekari Officeless, tim procurement bisa menyesuaikan form, alur approval, dan dashboard sendiri tanpa menunggu proyek IT jangka panjang, seperti kendala umum yang terjadi saat menyesuaikan workflow bawaan SAP.

Ingin PO dari SAP dikelola lebih mulus dengan alur approval sesuai kebijakan perusahaan? Jelajahi Mekari Officeless Source to Pay dan sesuaikan dengan kebutuhan procurement Anda!