- PR di SAP tersimpan sebagai item di tabel EBAN; akurasi field FRGKZ dan LOEKZ menentukan validitas report procurement.
- Release strategy yang salah konfigurasi adalah penyebab paling umum PR gagal dikonversi ke PO.
- Mekari Officeless membiarkan SAP tetap jadi sistem inti, sambil menambah workflow dan dashboard custom tanpa developer ABAP.
Purchase requisition (PR) adalah pintu masuk dari seluruh proses procure-to-pay di SAP. Namun di titik ini banyak tim procurement dan finance terjebak, mulai dari field yang rumit di ME51N, release strategy yang tidak berjalan, hingga laporan PR yang harus ditarik manual dari tabel EBAN karena tidak ada report siap pakai yang sesuai kebutuhan.
Memahami struktur PR SAP secara menyeluruh, dari cara membuatnya, isi tabel EBAN, hingga cara membaca release strategy, adalah bekal wajib bagi SAP user maupun procurement officer.
Dalam panduan ini, kita akan membahas semua itu, termasuk pain point umum dan bagaimana mengatasinya.
Memahami purchase requisition dalam SAP
Purchase requisition dalam SAP adalah dokumen internal yang digunakan untuk meminta secara formal kepada departemen purchasing, agar melakukan pengadaan material atau jasa dalam jumlah dan waktu tertentu.
PR bersifat internal dan tidak pernah dikirim ke vendor. Dokumen ini baru berubah menjadi dokumen eksternal setelah dikonversi menjadi purchase order (PO) atau request for quotation (RFQ).
PR bisa dibuat secara manual oleh user departemen, atau otomatis melalui Material Requirements Planning (MRP). Saat PR dibuat, SAP menarik data dari material master sehingga sebagian besar field terisi otomatis, seperti deskripsi material dan satuan.
Cara membuat purchase requisition di SAP GUI
Purchase requisition dibuat lewat transaction code ME51N. Menu path lengkapnya adalah:
Logistics > Materials Management > Purchasing > Purchase Requisition > Create.
Berikut adalah alur pengisiannya PR dalam SAP secara umum:
- Pilih document type PR (misalnya NB untuk standard).
- Isi item overview: item category, material number, quantity requested, delivery date, plant, storage location, dan purchasing group.
- Aktifkan source determination bila ingin SAP otomatis mencari sumber lewat info record, kontrak, atau source list.
- Untuk PR non-stock, isi account assignment category (misalnya K untuk cost center, P untuk project/WBS) beserta G/L account terkait.
- Simpan PR. Sistem akan menampilkan nomor PR yang perlu dicatat untuk ditindaklanjuti.
Selain ME51N, ada dua transaction code lain yang perlu diketahui:
- ME52N untuk mengubah PR yang sudah dibuat
- ME53N untuk menampilkan (display) PR tanpa mengubah datanya.
Memahami tabel EBAN: table purchase requisition SAP
EBAN adalah tabel standar SAP yang menyimpan seluruh data item purchase requisition. Purchase requisition hanya memiliki tabel item, tanpa tabel header tersendiri, sehingga satu baris di EBAN sudah mewakili satu item PR secara lengkap.
Berikut field kunci di tabel EBAN yang paling sering digunakan untuk kebutuhan reporting maupun validasi data:
| Field | Keterangan |
| BANFN | Nomor purchase requisition |
| BNFPO | Nomor item PR |
| BSART | Jenis dokumen PR |
| MATNR | Nomor material |
| MENGE | Kuantitas yang diminta |
| WERKS | Plant |
| EKGRP | Purchasing group |
| FRGKZ / FRGZU | Indikator dan status release |
| LOEKZ | Indikator penghapusan PR |
| EINDT | Tanggal pengiriman yang diminta |
| EBELN | Nomor purchase order hasil konversi, jika sudah ada |
Untuk kebutuhan cek data cepat, tabel ini bisa diakses langsung lewat transaction code SE16 atau SE16N tanpa perlu membuka PR satu per satu di ME53N.
Cara menyusun custom report dan melacak data procurement
SAP menyediakan beberapa opsi standar untuk melacak data PR, tetapi masing-masing punya keterbatasan yang perlu dipahami:
- ME5A (list display PR): menampilkan daftar PR dengan dynamic selection untuk filter plant, purchasing group, release indicator, hingga nomor PO terkait. Cocok untuk kebutuhan cek cepat, tapi tampilannya terbatas pada field standar.
- SQVI (Quick Viewer): digunakan saat ME5A tidak cukup, misalnya untuk menggabungkan data EBAN dengan EKKO/EKPO (data purchase order) dalam satu query custom.
- SE16N: akses langsung ke tabel mentah seperti EBAN, biasanya dipakai tim IT atau power user untuk validasi data sebelum dijadikan laporan resmi.
Masalahnya, tidak ada satu report standar yang terintegrasi dari status release, nilai PR, hingga status konversi ke PO; dalam satu tampilan yang dapat diakses seluruh tim.
Sehingga yang sering terjadi, tim procurement akhirnya harus menyusun ulang data secara manual di Excel setiap kali butuh laporan menyeluruh.
Kendala umum SAP user saat menyusun purchase request
Selain minimnya visibilitas report untuk ke seluruh tim, beberapa kendala yang sering dilaporkan tim procurement dan finance dalam menyusun PR di SAP yang paling umum adalah sebagai berikut:
- Field wajib yang rumit dan kaku: urutan input di ME51N tidak fleksibel untuk kebutuhan bisnis yang terus berubah.
- Release strategy tidak sesuai kebutuhan riil: konfigurasinya membutuhkan tim SAP MM khusus dan sulit diubah cepat oleh tim procurement sendiri.
- Report bawaan terbatas: ME5A tidak selalu menampilkan seluruh insight yang dibutuhkan manajemen tanpa disusun ulang lewat SQVI atau ABAP.
- Kustomisasi butuh developer SAP: menambah field baru, mengubah alur approval, atau membuat dashboard tambahan membutuhkan effort ABAP yang mahal dan lama.
- Visibilitas lintas tim rendah: status PR sulit dipantau oleh pihak di luar tim SAP inti, misalnya user departemen non-purchasing yang hanya butuh update status.
Mekari Officeless sebagai extended ERP untuk kustomisasi proses PR/PO SAP
Mekari Officeless hadir sebagai solusi pelengkap ERP; perusahaan tetap menggunakan SAP sebagai sistem inti untuk mencatat transaksi, sementara Mekari Officeless menambah lapisan kustomisasi di atasnya tanpa mengubah instalasi SAP yang sudah berjalan.
Beberapa cara Mekari Officeless membantu proses PR/PO SAP menjadi lebih fleksibel:
- Custom workflow approval: alur approval bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis riil, di luar batasan konfigurasi release strategy baku SAP.
- Dashboard dan reporting real-time: data procurement bisa dipantau tanpa harus menyusun ulang laporan manual dari ME5A atau SQVI setiap saat dibutuhkan.
- No-Code AI app builder: tim procurement bisa membuat form atau proses tambahan sendiri, tanpa harus menunggu developer ABAP.
- Visibilitas lintas tim: status PR dan procurement bisa diakses oleh tim di luar SAP inti, termasuk user departemen yang hanya butuh melihat status permintaannya.
Berikut adalah perbandingan ketika perusahaan hanya menggunakan SAP dibanding menggunakan extended ERP solution dari Mekari Officeless:
| Aspek | Proses manual/bawaan SAP | Dengan Mekari Officeless |
| Alur approval | Terikat konfigurasi release strategy baku, sulit diubah cepat | Custom workflow approval yang bisa disesuaikan tanpa mengubah instalasi SAP |
| Reporting PR | Manual lewat ME5A/SQVI, sering disusun ulang di Excel | Dashboard dan reporting real-time atas data procurement |
| Kustomisasi form/proses | Membutuhkan developer ABAP | No-Code AI app builder, tanpa developer ABAP |
| Visibilitas lintas tim | Terbatas pada user yang punya akses SAP inti | Bisa diakses tim non-SAP lewat platform terpisah |
| Status SAP sebagai sistem inti | Tetap dipakai | Tetap dipakai, tidak diganti |
Siap membuat proses PR/PO SAP Anda lebih fleksibel tanpa mengganti sistem inti? Jelajahi Mekari Officeless Source to Pay dan lihat bagaimana lapisan kustomisasi ini bekerja berdampingan dengan SAP.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Officeless are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
SAP Help. Creating Purchase Requisitions
