- Purchase order adalah dokumen resmi yang diterbitkan pembeli untuk memesan barang atau jasa ke vendor, sekaligus jadi bukti komitmen pembelian sebelum barang dikirim.
- Cara tercepat membuat purchase order di Excel adalah menyusun tabel item dengan formula perkalian sederhana (kuantitas x harga satuan), sehingga total pembayaran terhitung otomatis tanpa kalkulasi manual.
- Ketika volume dan kompleksitas purchase order terus bertambah, source-to-pay ready-made app dari Mekari Officeless dapat menjadi solusi untuk mengautomasi proses PO dari approval hingga pencocokan invoice.
Membuat purchase order sering dianggap tugas administratif sederhana. Padahal, satu kesalahan kecil di kolom kuantitas atau harga bisa berujung selisih tagihan dengan vendor dan mengacaukan proses procurement di perusahaan.
APQC mencatat bahwa waktu siklus untuk menerbitkan satu purchase order bisa mencapai 23,5 jam pada perusahaan yang masih mengandalkan proses manual.
Meski demikian, membuat purchase order di Excel jadi pilihan banyak bisnis kecil dan menengah karena mudah diakses dan tidak memerlukan biaya tambahan untuk mulai menyusun dokumen pemesanan.
Terlebih lagi, dengan format dan formula yang tepat, Excel bisa menghasilkan dokumen PO yang rapi lengkap dengan kalkulasi otomatis untuk total pembayaran.
Berikut cara membuat purchase order di Excel, mulai dari kolom wajib hingga template siap pakai yang bisa langsung Anda unduh. Simak selengkapnya!
Apa Itu Purchase Order dan Komponen Wajib di Dalamnya
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan pembeli untuk memesan barang atau jasa kepada vendor dalam proses procurement, berisi detail item, jumlah, harga, dan ketentuan transaksi lainnya.
Dokumen ini berbeda dari invoice. Invoice diterbitkan vendor untuk menagih pembayaran, sedangkan PO diterbitkan pembeli sebagai komitmen pembelian sebelum barang dikirim.
Untuk berfungsi sebagai dokumen acuan yang sah, purchase order perlu memuat beberapa komponen berikut:
- Nomor PO: Kode unik untuk setiap purchase order agar mudah dilacak dan dicocokkan dengan invoice atau bukti penerimaan barang.
- Tanggal dan informasi pembeli: Tanggal penerbitan serta nama, alamat, dan kontak perusahaan pembeli.
- Informasi vendor: Nama, alamat, dan kontak vendor yang dituju.
- Tabel item pesanan: Deskripsi barang atau jasa, kuantitas, harga satuan, dan total per item.
- Syarat pembayaran dan pengiriman: Metode pembayaran, tenggat waktu, serta estimasi atau metode pengiriman barang.
- Kolom tanda tangan atau approval: Ruang persetujuan dari pihak yang berwenang di perusahaan pembeli.
Dengan komponen tersebut, purchase order bisa berfungsi sebagai bukti tertulis yang melindungi kedua pihak.
Vendor mendapat kepastian pesanan sebelum memproses barang, dan pembeli punya dokumen acuan untuk mencocokkan barang yang diterima dengan yang dipesan.
Cara Membuat Purchase Order di Excel Langkah demi Langkah
Sebelum mulai, siapkan dulu detail transaksi yang dibutuhkan, seperti alamat vendor, daftar item yang dipesan, kuantitas, serta harga satuan.
Tahap persiapan ini juga jadi bagian dari procurement planning yang baik, karena data yang lengkap di awal mengurangi risiko kesalahan dan revisi berulang.
1. Buat header dokumen
Buka lembar kerja baru di Excel, lalu buat judul dokumen di bagian atas, misalnya “Purchase Order” dengan ukuran huruf yang lebih besar dari teks lain.
Di bawahnya, cantumkan nomor PO, tanggal penerbitan, serta nama dan alamat perusahaan pembeli.
Untuk nomor PO, gunakan format yang bisa diurutkan dan ditelusuri, misalnya kombinasi tahun, kode departemen, dan nomor urut seperti 2026-FIN-001.
Format ini membantu tim menemukan PO tertentu dengan cepat begitu jumlah dokumen mulai menumpuk, dibandingkan penomoran acak yang sulit dilacak asal-usulnya.
2. Tambahkan informasi vendor
Buat bagian terpisah untuk mencantumkan nama, alamat, dan kontak vendor yang dituju, agar dokumen mudah dibedakan antara informasi pembeli dan penerima pesanan.
3. Susun tabel item pesanan
Buat tabel dengan kolom deskripsi barang, kuantitas, harga satuan, dan total per item. Lalu, gunakan formula perkalian sederhana pada kolom total.
Misalnya, =C2*D2 jika kuantitas ada di kolom C dan harga satuan di kolom D, sehingga total per item terhitung otomatis begitu kuantitas atau harga diubah.
Di baris paling bawah tabel, tambahkan formula SUM untuk menjumlahkan seluruh baris total, sehingga grand total pembayaran juga ikut terhitung otomatis tanpa perlu dihitung manual satu per satu.
Rapikan tampilan tabel dengan menambahkan border pada setiap sel dan menebalkan baris header, agar dokumen terlihat profesional dan mudah dibaca vendor saat diterima.
4. Cantumkan syarat pembayaran dan pengiriman
Tuliskan metode pembayaran yang berlaku, tenggat waktu pembayaran, serta estimasi atau metode pengiriman barang di bagian bawah tabel item.
5. Tambahkan kolom approval
Sediakan ruang tanda tangan atau kolom persetujuan dari pihak yang berwenang di perusahaan pembeli, sebagai bukti bahwa purchase order sudah disetujui sebelum dikirim ke vendor.
6. Simpan dan kirim ke vendor
Setelah semua kolom terisi, simpan dokumen dan ekspor ke format PDF melalui menu Save As atau Export, agar tampilan tidak berubah saat dibuka di perangkat lain.
Kirim file PDF tersebut ke vendor melalui email atau saluran komunikasi resmi yang biasa digunakan.
Download Template Purchase Order Excel Gratis
Jika Anda tidak ingin menyusun purchase order dari nol, gunakan template siap pakai berikut. Template ini sudah mencakup seluruh komponen wajib yang dibahas sebelumnya, mulai dari nomor PO, informasi vendor, tabel item dengan formula kalkulasi otomatis, hingga kolom approval.
Anda tinggal mengganti data sesuai kebutuhan transaksi masing-masing, termasuk menyesuaikan format nomor PO dengan sistem penomoran internal perusahaan, tanpa perlu menyusun ulang format atau formula dari awal.
Setelah diunduh, sesuaikan bagian berikut dengan data perusahaan Anda:
- Header dokumen: Ganti nama dan alamat perusahaan pembeli, serta sesuaikan format nomor PO dengan sistem penomoran internal Anda.
- Informasi vendor: Isi dengan data vendor yang dituju untuk transaksi tersebut.
- Tabel item: Masukkan detail barang atau jasa yang dipesan. Formula kalkulasi pada kolom total dan grand total akan otomatis menyesuaikan.
- Syarat dan approval: Perbarui metode pembayaran, estimasi pengiriman, serta pastikan kolom persetujuan diisi pihak yang berwenang sebelum dikirim ke vendor.
Kapan Excel Masih Cukup untuk Membuat Purchase Order?
Excel bukan pilihan yang buruk untuk membuat purchase order, terutama bagi bisnis dengan volume transaksi yang masih terkendali.
Beberapa kondisi berikut menandakan Excel masih jadi pilihan yang masuk akal:
- Volume PO rendah: Bisnis yang menerbitkan hanya belasan purchase order per bulan biasanya belum merasakan beban administratif yang berarti dari proses manual.
- Satu approver: Ketika persetujuan PO cukup melalui satu orang, alur kerjanya sederhana dan tidak memerlukan sistem approval berjenjang.
- Satu tim atau lokasi: Bisnis yang operasionalnya masih terpusat di satu tim atau satu lokasi tidak menghadapi masalah sinkronisasi data antar cabang atau departemen.
- Vendor terbatas: Jumlah vendor yang sedikit membuat pengelolaan data vendor secara manual masih mudah dipantau tanpa risiko duplikasi atau data usang.
Selama kondisi-kondisi ini masih berlaku, biaya untuk beralih ke sistem procurement khusus biasanya belum sebanding dengan manfaat yang didapat.
Tantangan baru muncul ketika salah satu dari empat kondisi ini mulai bergeser, dan bagian berikutnya akan membahas titik-titik pergeserannya secara lebih rinci.
Batas Excel untuk Purchase Order Saat Bisnis Bertumbuh
Begitu salah satu dari empat kondisi di atas mulai bergeser, celah dalam proses manual mulai terasa.
Volume PO naik dari belasan menjadi puluhan atau ratusan per bulan, approval butuh lebih dari satu orang, tim tersebar di beberapa lokasi, atau jumlah vendor terus bertambah.
Di titik ini, Excel yang tadinya cukup mulai menimbulkan masalah baru.
1. Human error yang sering luput
Kesalahan pada purchase order manual jarang berupa typo yang kentara. Bentuknya lebih halus dan justru lebih berisiko.
- Formula yang ikut ter-copy salah: Saat baris baru disisipkan atau kolom digeser, referensi cell pada formula bisa bergeser tanpa disadari, sehingga total pembayaran yang tampil sebenarnya keliru.
- Versi file yang simpang siur: File bernama “PO_v2_FINAL_REVISI” atau semacamnya jadi tanda bahwa beberapa orang mengedit dokumen yang sama secara terpisah, dan tidak ada yang benar-benar tahu versi mana yang final.
- Tidak ada audit trail: Excel tidak mencatat siapa mengubah data apa dan kapan, sehingga ketika ada selisih angka, tim harus menelusuri secara manual siapa yang terakhir menyentuh file tersebut.
2. Approval jadi bottleneck manual
Ketika PO harus disetujui lebih dari satu orang, Excel tidak punya mekanisme untuk mengingatkan approver atau melacak sampai tahap mana sebuah dokumen berada.
Riset Hackett Group menemukan bahwa organisasi procurement yang menerapkan digitalisasi penuh bisa memangkas biaya operasional hingga 45 persen.
Salah satunya sebabnya adalah karena otomatisasi mengurangi keterlibatan manual pada proses rutin seperti approval yang selama ini rentan tertahan.
Tanpa mekanisme serupa, PO yang menunggu tanda tangan sering tertahan di inbox atau folder bersama tanpa ada yang menyadarinya sampai vendor menanyakan status pesanan.
3. Tidak terhubung dengan data stok dan vendor secara real time
Purchase order yang dibuat di Excel berdiri sendiri, terpisah dari data stok gudang atau riwayat transaksi vendor.
Tim harus mengecek ketersediaan barang secara manual sebelum membuat PO, dan tidak ada cara otomatis untuk mendeteksi jika PO yang sama sedang dibuat dua kali untuk kebutuhan yang identik.
Ketiga masalah ini saling berkaitan dengan satu titik dalam siklus procure-to-pay yang sempat dibahas sebelumnya.
Kesalahan atau keterlambatan di tahap penerbitan PO akan ikut terbawa sampai ke tahap pencocokan invoice dan pembayaran, sehingga dampaknya bukan cuma soal satu dokumen yang salah, melainkan seluruh alur yang ikut terganggu.
Otomatisasi Purchase Order dengan Mekari Officeless
Human error, approval yang tertahan, dan data yang tidak terhubung bukan masalah yang berdiri sendiri. Ketiganya adalah tanda bahwa proses manual sudah mencapai batasnya.
Mekari Officeless menyediakan source to pay software siap pakai, tanpa proses development yang panjang seperti custom software pada umumnya.
Beberapa kapabilitas source-to-pay app Mekari Officeless yang langsung menjawab masalah pada proses PO manual meliputi:
- Approval berjenjang otomatis: Purchase order dirutekan ke approver sesuai nilai transaksi, termasuk auto-approval untuk pembelian bernilai rendah dan eskalasi ke level eksekutif untuk transaksi bernilai tinggi.
- Validasi anggaran otomatis: Sistem mengecek ketersediaan anggaran departemen sebelum purchase order dapat diajukan, sehingga pengeluaran yang melebihi budget tidak lolos ke tahap berikutnya.
- 3-way matching: Invoice yang masuk dari vendor dicocokkan otomatis dengan data purchase order dan bukti penerimaan barang, sehingga selisih kuantitas atau harga terdeteksi sebelum pembayaran diproses.
- Audit trail yang tidak bisa diubah: Setiap purchase order yang sudah diajukan tercatat secara permanen, sehingga histori perubahan dan pihak yang bertanggung jawab selalu bisa ditelusuri.
- Spend visibility terpusat: Data vendor, riwayat transaksi, dan performa pengadaan tersaji dalam satu dashboard, menggantikan kebutuhan mengecek data secara manual di file terpisah.
Lebih dari itu, Mekari Officeless juga merupakan bagian dari ekosistem software terpadu Mekari yang terhubung dengan seluruh produk Mekari lainnya, sehingga proses procurement yang tadinya berjalan manual dan terpisah kini bisa berjalan otomatis, saling terhubung lintas fungsi bisnis, dan menghasilkan laporan yang siap dipakai untuk pengambilan keputusan.
Atasi risiko human error dan proses persetujuan yang lambat pada purchase order manual bersama S2P App Mekari Officeless.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Officeless are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
The Hackett Group. “Digital Transformation Can Enable Typical Procurement Organizations to Reduce Cost by 45% as They Deliver Greater Value, Improve Customer Experience”
