- Indirect procurement mencakup seluruh pembelian yang menunjang operasional perusahaan tapi tidak masuk ke dalam produk akhir, mulai dari software, jasa konsultan, hingga kebutuhan kantor.
- Karena tersebar di banyak departemen dan bernilai kecil per transaksi, indirect procurement paling rentan jadi celah maverick spending dibanding direct procurement.
- Mekari Officeless menyediakan source to pay software yang membantu perusahaan menaikkan maturity pengelolaan indirect spend, dari reaktif menjadi strategis, lewat purchase request otomatis, approval berbasis threshold, hingga spend visibility yang real-time.
Tim finance dan procurement sering tahu persis berapa besar direct spend perusahaan, tetapi soal ke mana larinya pengeluaran untuk software, jasa konsultan, atau perlengkapan operasional, jawabannya sering kabur.
McKinsey mencatat bahwa indirect spend telah tumbuh sekitar 7% per tahun secara global sejak 2011. Sayangnya, laju ini jarang diimbangi dengan perhatian yang memadai dari organisasi.
Di sinilah indirect procurement perlu dipahami secara utuh, bukan sekadar dianggap pengeluaran pendukung yang bisa diabaikan.
Secara sederhana, indirect procurement mencakup seluruh proses pengadaan barang dan jasa penunjang operasional harian, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga manajemen vendor, di luar apa yang langsung masuk ke produk yang dijual.
Artikel ini akan membahas apa itu indirect procurement, bedanya dengan direct procurement, hingga strategi mengelolanya secara lebih terstruktur.
Apa Itu Indirect Procurement?
Indirect procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang menunjang operasional harian perusahaan, namun tidak menjadi bagian dari produk atau layanan akhir yang dijual ke pelanggan.
Contoh indirect procurement mencakup perlengkapan kantor, lisensi software, jasa konsultan, hingga biaya perjalanan bisnis.
Meski tidak masuk ke proses produksi, pengeluaran ini tetap penting untuk menjaga bisnis tetap berjalan lancar dan efisien.
Istilah ini kerap tertukar dengan indirect purchasing, padahal cakupan keduanya berbeda:
- Purchasing: Merujuk pada aspek transaksional dari pembelian barang dan jasa saja.
- Procurement: Mencakup keseluruhan siklus, mulai dari identifikasi vendor, seleksi, hingga manajemen performa vendor.
Tergantung struktur organisasi, kedua fungsi ini bisa berada dalam satu tim atau dipisah menjadi dua departemen berbeda.
Banyak perusahaan masih memandang indirect procurement sebagai fungsi pendukung yang kurang strategis dibanding direct procurement.
Anggapan ini keliru, mengingat karakteristiknya justru membuatnya lebih rawan bocor tanpa disadari:
- Basis vendor lebih luas: Indirect procurement melibatkan banyak departemen sekaligus dengan basis vendor yang beragam, sehingga tanpa pengawasan cermat dapat menggerus margin keuntungan dan menghambat kinerja bisnis.
- Nilai transaksi lebih kecil, jumlah vendor lebih banyak: Riset bersama Supply Management menemukan rata-rata nilai transaksi per vendor pada indirect procurement lebih kecil dibanding direct procurement, tapi jumlah vendornya jauh lebih banyak.
- Maverick spend lebih tinggi: Studi yang sama menemukan tingkat maverick spend pada indirect procurement lebih tinggi dibanding direct procurement.
- Lingkungan stakeholder lebih kompleks: Indirect procurement melibatkan lingkungan stakeholder yang jauh lebih kompleks dibanding direct procurement.
Empat karakteristik ini yang membuat indirect procurement berbeda secara fundamental dari direct procurement, bukan sekadar soal “penting atau tidak penting”.
Indirect Procurement vs Direct Procurement: Apa Bedanya?
Meski sama-sama bagian dari fungsi procurement, direct dan indirect procurement berjalan dengan logika yang berbeda.
Direct procurement fokus mencari sumber komponen yang dibutuhkan untuk membuat produk jadi, sementara indirect procurement berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa yang mendukung operasional bisnis sehari-hari.
Perbedaan fokus ini kemudian merembet ke hampir semua aspek pengelolaannya, mulai dari cara mengontrol biaya hingga cara membangun hubungan dengan vendor.
Berikut perbandingannya secara lebih rinci:
| Dimensi | Direct Procurement | Indirect Procurement |
|---|---|---|
| Fokus utama | Mengadakan bahan baku dan komponen inti untuk pembuatan produk atau layanan akhir | Mengadakan barang dan jasa yang menunjang operasional bisnis, di luar produk yang dijual |
| Dampak terhadap biaya | Berkontribusi langsung ke cost of goods sold (COGS) | Berkontribusi ke biaya operasional (OpEx), dengan fokus mencegah pemborosan pada tools atau layanan yang tumpang tindih |
| Pola pengelolaan | Cenderung lebih terpusat dan berorientasi pada proses produksi | Cenderung lebih terdesentralisasi, dengan berbagai departemen seperti IT, HR, dan fasilitas yang sama-sama menginisiasi pembelian |
| Pola pembelian | Biasanya mengikuti forecast produksi dengan anggaran yang sudah ditetapkan | Cenderung reaktif dan kurang terstruktur, sering mengandalkan pembelian ad-hoc dari anggaran masing-masing departemen |
| Basis vendor | Jumlah vendor lebih sedikit karena berfokus pada bahan baku spesifik, sehingga kontrol lebih besar | Melibatkan lebih banyak jenis vendor karena cakupan kebutuhannya lebih luas |
| Orientasi hubungan vendor | Berfokus membangun hubungan jangka panjang yang kolaboratif demi menjaga keamanan pasokan | Lebih berfokus pada pengendalian dan efisiensi pengeluaran dibanding membangun relasi jangka panjang |
| Prioritas inventaris | Sangat kritis, karena stok yang menipis dapat mengganggu seluruh rantai pasok | Bukan prioritas utama, karena sifatnya tidak memengaruhi kelancaran produksi |
Dari tabel di atas terlihat jelas bahwa kedua jenis procurement ini bukan soal mana yang lebih penting, melainkan soal pendekatan kontrol yang harus disesuaikan dengan karakteristiknya masing-masing.
Direct procurement menuntut kontrol ketat atas rantai pasok. Sementara itu, indirect procurement menuntut kontrol ketat atas proses dan visibilitas pengeluaran, dua hal yang sama-sama krusial namun sering kali tidak mendapat perhatian yang setara.
Kategori Indirect Procurement yang Umum di Perusahaan
Cakupan indirect procurement cukup luas karena menyentuh hampir semua departemen dalam perusahaan.
Kategori ini mencakup seluruh pembelian non-produksi yang menjaga organisasi tetap berjalan, mulai dari perlengkapan kantor dan peralatan IT hingga layanan pemeliharaan dan pemasaran.
Berikut beberapa kategori yang paling umum ditemukan di perusahaan, apa pun skala dan industrinya:
- Office supplies & fasilitas: Mencakup kebutuhan operasional harian seperti alat tulis, furnitur, hingga layanan pemeliharaan gedung dan fasilitas kantor.
- IT & software: Meliputi lisensi software, langganan cloud, hingga perangkat IT yang mendukung operasional tim, di luar produk yang dijual ke pelanggan.
- Professional services: Mencakup jasa konsultan, hukum, hingga agency yang turut membentuk komponen indirect spend di samping kategori facilities dan marketing.
- Marketing & komunikasi: Meliputi biaya kampanye, agency fee, hingga layanan pemasaran yang menunjang operasional tanpa masuk ke dalam produk akhir.
- Travel & business trip: Mencakup akomodasi, transportasi, dan reimbursement perjalanan dinas karyawan.
- HR-related services: Meliputi biaya rekrutmen, pelatihan, hingga layanan penunjang kesejahteraan karyawan.
Keenam kategori ini punya karakteristik yang sama, yakni tersebar di banyak departemen dengan pemilik anggaran yang berbeda-beda.
Kondisi inilah yang membuat indirect procurement lebih sulit dipantau secara terpusat dibanding direct procurement, sekaligus jadi alasan mengapa kategori ini sering luput dari kontrol procurement yang ketat.
Bagaimana Proses Indirect Procurement Berjalan?
Meski kategorinya beragam, indirect procurement pada dasarnya mengikuti alur yang serupa di sebagian besar perusahaan.
Memahami alur ini penting karena setiap tahapnya adalah titik yang berpotensi jadi celah kontrol kalau dikerjakan secara manual. Berikut tahapannya:
1. Identifikasi Kebutuhan & Pengajuan Permintaan
Proses dimulai saat departemen mengajukan kebutuhan pembelian, biasanya dalam bentuk purchase requisition.
Permintaan ini kemudian dirutekan melalui hierarki approval sesuai kebijakan internal perusahaan.
Pada tahap ini, kejelasan siapa yang boleh mengajukan dan siapa yang berwenang menyetujui jadi krusial untuk mencegah pembelian yang tidak terkontrol.
2. Pemilihan Vendor & Negosiasi
Setelah kebutuhan disetujui, tim procurement memilih vendor, baik dari daftar vendor yang sudah ada maupun lewat sourcing baru.
Pada kategori indirect dengan nilai signifikan, tahap ini bisa mencakup negosiasi harga, termin pembayaran, hingga jadwal pengiriman.
Untuk pembelian rutin bernilai kecil, tahap ini biasanya dipersingkat lewat preferred vendor list yang sudah punya kesepakatan harga.
3. Penerbitan Purchase Order (PO)
Setelah disetujui, procurement menerbitkan PO resmi yang mencantumkan daftar item, harga, jadwal pengiriman, dan termin pembayaran, dengan nomor PO yang terhubung ke requisition awal.
Dokumen ini menjadi dasar transaksi yang mengikat antara perusahaan dan vendor.
4. Penerimaan Barang atau Jasa
Tim procurement atau penerima barang memantau status pengiriman, menindaklanjuti keterlambatan, serta memverifikasi kuantitas dan kualitas saat barang tiba.
Untuk kategori jasa, verifikasi ini berupa konfirmasi bahwa layanan telah diberikan sesuai kesepakatan.
5. Three-Way Matching
Sebelum invoice dibayar, tim finance perlu memverifikasi kecocokan antar dokumen.
Proses ini membandingkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice dari vendor.
Jika ketiganya cocok, invoice disetujui untuk dibayar, namun jika tidak, invoice akan ditandai dan diinvestigasi lebih lanjut sebelum pembayaran diproses.
Tahap ini jadi salah satu kontrol paling penting untuk mencegah pembayaran ganda atau kelebihan bayar.
6. Pembayaran
Setelah dokumen dinyatakan cocok, invoice disetujui untuk dibayar sesuai termin yang disepakati, seperti net 30 atau net 60.
Tahap ini menutup siklus procure-to-pay untuk satu transaksi indirect procurement.
Semakin banyak tahap di atas dikerjakan manual, semakin besar pula risiko keterlambatan, human error, dan celah bagi maverick spending untuk masuk.
Ini yang akan dibahas lebih lanjut pada bagian berikutnya.
Mengapa Indirect Procurement Sering Terabaikan (dan Kenapa Ini Berisiko)
Meski nilainya bisa signifikan, indirect procurement sering luput dari kontrol seketat direct procurement. Ada beberapa akar masalah struktural di baliknya:
- Tersebar di banyak departemen: Sifatnya yang desentralisasi, dengan berbagai departemen mengelola pembeliannya masing-masing, membuatnya jauh lebih sulit dilacak dan ditegakkan kebijakannya dibanding direct procurement yang lebih terpusat.
- Minim struktur proses yang baku: Tanpa proses pembelian yang terstruktur seperti direct procurement, indirect procurement lebih rentan membuka celah oversight atau pembelian ad-hoc.
- Kurangnya visibilitas dan insentif: Minimnya visibilitas pengeluaran, kepemilikan anggaran yang terfragmentasi, dan kurangnya insentif untuk menekan indirect spend.
- Nilai transaksi kecil, dianggap tidak berisiko: Transaksi kecil sering dianggap tidak perlu approval ketat, padahal akumulasinya bisa besar dan jadi pintu masuk maverick spending.
Keempat faktor ini saling memperkuat, menjadikan indirect procurement kategori yang paling mudah lolos dari radar procurement meski dampaknya ke anggaran bisa signifikan.
Indirect Procurement Maturity Model: Dari Reaktif ke Strategis
Alih-alih hanya melihat indirect procurement sebagai kumpulan tantangan, perusahaan perlu kerangka kerja untuk mengukur sejauh mana kematangan pengelolaannya saat ini.
Berikut tiga tahap maturity yang bisa jadi acuan self-assessment:
1. Tahap Reaktif
Pada tahap ini, pembelian dilakukan ad-hoc setiap ada kebutuhan, tanpa data konsolidasi lintas departemen.
Approval masih dilakukan manual per departemen, sering lewat email atau chat, tanpa standar nilai transaksi yang jelas.
Karena minim kontrol, tahap ini paling rawan terhadap maverick spending dan sulit dilacak procurement secara terpusat.
2. Tahap Terkontrol
Perusahaan di tahap ini sudah punya kebijakan dan approval workflow yang terdokumentasi.
Namun, sistem yang digunakan masih terfragmentasi antar departemen atau bahkan antar tools, sehingga visibilitas belum real-time.
Data spend biasanya baru bisa dilihat lewat rekap manual berkala, bukan dashboard yang selalu update.
3. Tahap Strategis
Pada tahap paling matang, spend indirect dikelola dengan data terpusat dan approval workflow otomatis lintas kategori.
Procurement punya kemampuan forecasting dan analisa tren pengeluaran, sehingga bisa bernegosiasi dengan leverage karena tahu volume belanja total perusahaan.
Tahap ini yang memungkinkan indirect procurement bertransformasi dari sekadar fungsi administratif menjadi kontributor nyata terhadap efisiensi bisnis.
Sebagian besar perusahaan sebenarnya berada di antara tahap reaktif dan terkontrol, bukan karena kurangnya kebijakan, melainkan karena minimnya sistem yang bisa menyatukan proses dan data secara otomatis.
Bagian berikutnya akan membahas strategi konkret untuk naik ke tahap berikutnya.
Strategi Mengelola Indirect Procurement secara Efektif
Menaikkan maturity pengelolaan indirect procurement tidak harus dimulai dari nol.
Berikut beberapa strategi yang bisa diterapkan secara bertahap untuk membawa perusahaan dari tahap reaktif menuju strategis:
- Sentralisasi data & kategori spend: Konsolidasikan seluruh data pembelian indirect ke satu sistem agar procurement punya gambaran utuh soal ke mana saja anggaran mengalir, bukan tersebar di spreadsheet masing-masing departemen.
- Standardisasi approval workflow: Tetapkan alur approval berbasis kategori dan threshold nilai transaksi, sehingga pembelian kecil bisa diproses cepat tanpa mengorbankan kontrol pada transaksi bernilai besar.
- Bangun preferred vendor list: Siapkan daftar vendor terpercaya untuk kategori indirect bervolume tinggi agar tim tidak perlu mencari vendor baru setiap kali ada kebutuhan, sekaligus memperkuat posisi tawar perusahaan.
- Otomatisasi proses purchase request-to-payment: Kurangi proses manual di setiap tahap, mulai dari requisition, approval, hingga three-way matching, agar prosesnya lebih cepat dan minim human error.
- Pantau compliance secara berkala: Ukur persentase spend yang lolos dari jalur resmi sebagai indikator seberapa efektif kebijakan procurement benar-benar dijalankan di lapangan.
Kelima strategi ini saling melengkapi, tapi elemen yang paling menentukan keberhasilannya adalah otomatisasi.
Tanpa sistem yang mengotomatisasi alur di atas, standardisasi kebijakan sebaik apa pun akan tetap bergantung pada kepatuhan manual yang sulit dipantau secara konsisten.
Kelola Indirect Procurement Lebih Terstruktur dengan Mekari Officeless
Kelima strategi di atas akan jauh lebih mudah dijalankan dengan sistem yang siap pakai, tanpa perusahaan harus membangun setiap modul procurement dari nol.
Mekari Officeless menawarkan source to pay software yang mencakup seluruh siklus sourcing hingga pembayaran dalam satu alur kerja yang terstruktur.
Beberapa kapabilitas yang relevan untuk mengelola indirect procurement:
- Purchase request & validasi budget otomatis: Karyawan dapat mengajukan permintaan pembelian lewat portal terpusat, sementara sistem otomatis memvalidasi ketersediaan budget departemen sebelum permintaan bisa diajukan.
- Threshold-based approval routing: Persetujuan dirutekan otomatis berdasarkan nilai transaksi, mulai dari auto-approval untuk pembelian bernilai rendah hingga approval eksekutif untuk pembelian bernilai besar, sehingga proses tetap cepat tanpa mengorbankan kontrol.
- Vendor lifecycle & sourcing: Vendor mendaftar dan melengkapi profil secara mandiri, sementara sistem menjalankan approval, risk check, hingga RFx workflow dengan scoring dan perbandingan vendor secara objektif.
- Purchase order & catalogue management: Vendor yang menang tender masuk ke tahap kontrak dan katalog, sehingga purchase order otomatis mengikuti harga dan termin yang sudah disepakati.
- Receiving, reconciliation & spend visibility: Barang, jasa, dan invoice terlacak dalam satu alur, lengkap dengan three-way matching dan analisa spend untuk visibilitas yang lebih real-time.
Kombinasi fitur ini membantu perusahaan menutup celah kontrol yang selama ini jadi titik lemah indirect procurement, mulai dari purchase request internal hingga pembayaran vendor.
Untuk kebutuhan yang lebih spesifik dan belum tercakup oleh alur standar ini, Mekari Officeless juga menyediakan layanan custom software development yang bisa disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan.
Kendalikan kebocoran anggaran dan bangun visibilitas penuh atas indirect procurement dengan Mekari Officeless Source to Pay.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Officeless are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
McKinsey. “Revolutionizing indirect procurement for the 2020s”
