- Purchase request adalah dokumen internal yang menjadi titik kontrol pertama dalam proses pengadaan, memastikan setiap pembelian melewati persetujuan sebelum uang keluar.
- Format PR yang lengkap, mulai dari deskripsi kebutuhan hingga kolom persetujuan, mempercepat proses evaluasi dan mengurangi risiko revisi berulang.
- Source to pay software dari Mekari Officeless mampu menyatukan purchase request, purchase order, hingga rekonsiliasi invoice dalam satu alur kerja yang bisa disesuaikan dengan kebijakan approval perusahaan.
Setiap pembelian yang terjadi tanpa dokumen resmi adalah risiko. Tidak ada bukti persetujuan, tidak ada kontrol anggaran, dan tidak ada yang bisa ditelusuri jika terjadi selisih.
The Hackett Group mencatat bahwa perusahaan kehilangan hingga 16% dari target penghematan pengadaan mereka akibat pembelian yang melewati proses yang seharusnya.
Purchase request adalah solusi untuk menutup celah kebocoran anggaran tersebut, karena dokumen ini menjadi titik kontrol pertama sebelum uang keluar.
Artikel ini menyajikan contoh form purchase request siap pakai, cara mengisinya dengan benar, dan alur persetujuan yang bisa langsung diterapkan di perusahaan Anda.
Apa Itu Purchase Request?
Purchase request (PR) adalah dokumen internal yang diajukan karyawan atau departemen untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa.
Dokumen ini juga dikenal dengan istilah purchase requisition. PR menjadi langkah pertama dalam perencanaan dan proses pengadaan karena setiap pembelian harus melewati persetujuan sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Penting untuk membedakan PR dari purchase order (PO). Keduanya sering disebut bersamaan, tapi memiliki fungsi yang berbeda dalam siklus pengadaan.
| Purchase Request (PR) | Purchase Order (PO) | |
| Sifat | Internal | Eksternal |
| Tujuan | Meminta persetujuan pembelian | Memesan barang/jasa ke vendor secara resmi |
| Dibuat oleh | Karyawan atau departemen pengaju | Tim procurement |
| Dikirim ke | Atasan atau tim procurement | Vendor |
| Waktu pembuatan | Sebelum pembelian disetujui | Setelah PR disetujui |
| Kekuatan hukum | Tidak mengikat pihak luar | Mengikat sebagai komitmen pembelian |
Singkatnya, PR adalah permintaan izin untuk membeli, sedangkan PO adalah instruksi resmi kepada vendor setelah izin diberikan.
Contoh Form Purchase Request
Format purchase request bisa berbeda di setiap perusahaan, tapi komponen dasarnya umumnya sama. Berikut dua contoh yang bisa dijadikan referensi sesuai jenis pengadaan yang Anda butuhkan.
1. Contoh Template Form Purchase Request untuk Barang
Contoh ini cocok untuk pengadaan aset atau perlengkapan operasional.
Anda juga dapat mengunduh template form purchase request di atas melalui tombol berikut:
Sesuaikan nama barang, spesifikasi, dan vendor dengan kebutuhan departemen Anda.
2. Contoh Purchase Request Jasa
Contoh ini cocok untuk pengadaan layanan eksternal seperti pelatihan, konsultasi, atau jasa teknis.
Anda dapat mengunduh template form purchase request untuk pengadaaan jasa melalui tombol berikut:
Kolom durasi dan deskripsi bisa disesuaikan dengan scope pekerjaan yang dibutuhkan.
Komponen Wajib dalam Form Purchase Request
Meskipun format PR bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan, ada komponen inti yang sebaiknya selalu ada agar dokumen ini bisa dipertanggungjawabkan dan mudah diaudit.
- Nomor PR: Kode unik untuk setiap pengajuan agar mudah dilacak dan dirujuk di kemudian hari.
- Tanggal pengajuan: Menandai kapan permintaan dibuat, penting untuk menghitung durasi proses persetujuan.
- Identitas pengaju dan departemen: Menunjukkan siapa yang mengajukan dan dari unit kerja mana, sehingga tanggung jawab jelas sejak awal.
- Deskripsi barang atau jasa: Penjelasan detail tentang apa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi teknis jika ada.
- Jumlah dan satuan: Kuantitas barang atau durasi jasa yang diminta.
- Estimasi harga: Perkiraan biaya per item dan totalnya, sebagai dasar evaluasi anggaran.
- Alasan atau justifikasi pembelian: Penjelasan mengapa barang atau jasa tersebut dibutuhkan, membantu atasan menilai urgensi dan relevansinya.
- Vendor yang diusulkan: Nama pemasok jika sudah ada kandidat, meski keputusan akhir tetap di tangan tim procurement.
- Kolom persetujuan: Ruang untuk tanda tangan pengaju, atasan, dan pihak procurement sebagai bukti bahwa pengajuan telah melalui proses evaluasi yang semestinya.
Komponen-komponen ini yang membuat dua contoh form sebelumnya bisa langsung dipakai.
Semakin lengkap informasi yang tercantum, semakin cepat pula proses evaluasi dan persetujuannya berjalan.
Cara Membuat Purchase Request
Membuat purchase request tidak sulit selama Anda mengikuti langkah yang sistematis. Berikut tahapan-tahapannya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Pertama, tentukan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan alasan mengapa pengadaan ini penting bagi operasional tim Anda.
Semakin jelas kebutuhan yang dirumuskan di tahap ini, semakin mudah proses selanjutnya berjalan.
2. Isi Formulir PR
Lengkapi formulir sesuai format yang berlaku di perusahaan.
Cantumkan spesifikasi barang atau jasa secara detail agar tidak menimbulkan pertanyaan tambahan dari pihak yang menyetujui.
Jika sudah memiliki kandidat vendor, sertakan juga informasinya di kolom yang tersedia.
3. Tuliskan Justifikasi Pembelian
Jelaskan secara ringkas mengapa barang atau jasa tersebut dibutuhkan sekarang, dan manfaat apa yang akan diperoleh perusahaan setelah pengadaan ini terealisasi.
Justifikasi yang jelas mempercepat keputusan atasan karena mereka tidak perlu menebak-nebak alasan di baliknya.
4. Ajukan untuk Persetujuan
Serahkan PR yang sudah lengkap kepada pihak yang berwenang.
Pastikan semua kolom terisi dengan benar sebelum diserahkan, karena data yang tidak lengkap adalah penyebab paling umum PR dikembalikan untuk revisi.
Alur Persetujuan Purchase Request
Setelah PR diajukan, dokumen tersebut akan melewati beberapa tahap sebelum benar-benar disetujui. Memahami alur ini membantu Anda memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai pengadaan bisa dieksekusi.
1. Submission
Pengaju mengirimkan PR yang sudah lengkap kepada atasan langsung atau tim procurement.
Tahap ini menjadi titik awal yang menentukan seberapa cepat proses berikutnya berjalan, karena PR dengan data yang lengkap jarang membutuhkan revisi.
2. Evaluasi
Pihak yang berwenang memeriksa kelayakan pengajuan, mulai dari kesesuaian anggaran hingga urgensi kebutuhan.
Pada tahap ini, tim keuangan atau procurement biasanya turut dilibatkan untuk memastikan pengadaan sejalan dengan kebijakan perusahaan.
3. Persetujuan atau Revisi
PR bisa langsung disetujui atau dikembalikan untuk diperbaiki. Jika ada informasi yang kurang jelas, atasan akan meminta klarifikasi sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Persetujuan Akhir
Pihak dengan otoritas lebih tinggi memberikan persetujuan akhir setelah semua syarat terpenuhi. Persetujuan ini menandai bahwa PR sudah siap dikonversi menjadi purchase order.
5. Konversi ke Purchase Order
Setelah disetujui, PR menjadi dasar pembuatan PO yang akan dikirim kepada vendor. Di titik inilah permintaan internal resmi berubah menjadi komitmen pembelian eksternal.
Jumlah tingkat persetujuan bisa berbeda di setiap perusahaan, tergantung nilai pembelian dan kebijakan internal yang berlaku.
Semakin tinggi nilai pengadaan, biasanya semakin banyak pihak yang perlu memberikan persetujuan.
Kendala Umum dalam Proses Purchase Request
Meski prosesnya terlihat sederhana, purchase request sering terhambat oleh berbagai kendala di lapangan. Berikut yang paling sering terjadi beserta cara mengatasinya.
- Pengajuan terlambat: Tim baru mengajukan PR saat barang sudah hampir habis karena tidak ada perencanaan kebutuhan sejak awal, sehingga proses pembelian jadi terburu-buru.
- Data tidak lengkap: Spesifikasi yang kurang jelas atau informasi vendor yang belum lengkap memaksa atasan meminta klarifikasi tambahan, yang memperlambat seluruh proses.
- Proses persetujuan lambat: Alur approval yang masih manual dan melibatkan banyak pihak membuat PR bisa tertahan berhari-hari hanya karena atasan sedang sibuk atau sulit dihubungi.
- Kurangnya visibilitas anggaran: Tanpa informasi sisa anggaran yang jelas, PR bisa disetujui melebihi kapasitas yang tersedia atau justru ditolak tanpa alasan yang transparan.
- Miskomunikasi antar tim: Ketika departemen pemohon, procurement, dan keuangan tidak memiliki saluran komunikasi yang jelas, informasi penting seperti perubahan kebutuhan atau status PR sering terlewat.
Sebagian besar kendala ini muncul karena proses masih bergantung pada koordinasi manual antar pihak.
Menyatukan seluruh alur pengajuan, evaluasi, dan persetujuan dalam satu sistem yang bisa diakses semua pihak terkait adalah cara paling efektif untuk mengatasinya.
Kelola Purchase Request Lebih Efisien dengan Mekari Officeless
Kendala-kendala di atas pada dasarnya berakar dari satu hal, yaitu proses purchase request yang masih berjalan lewat kanal yang terpisah-pisah.
Mekari Officeless menawarkan Source-to-Pay Software yang menyatukan seluruh alur pengadaan, mulai dari purchase request, purchase order, hingga penerimaan barang dan rekonsiliasi invoice, dalam satu workflow yang bisa dikustomisasi sesuai kebijakan approval perusahaan Anda.
- Pengajuan PR langsung dari katalog vendor: Business user bisa memilih item dari katalog yang sudah disetujui, mengajukan purchase request, dan mengirimkannya untuk persetujuan tanpa berpindah aplikasi.
- Alur approval yang bisa disesuaikan: Procurement manager dapat mengatur tingkat persetujuan sesuai nilai pembelian dan kebijakan internal, sehingga PR bernilai kecil tidak tertahan di proses yang sama panjangnya dengan pembelian besar.
- Konversi PR ke PO dalam satu sistem: Setelah disetujui, purchase request bisa langsung dikonversi menjadi purchase order tanpa input ulang data.
- Visibilitas menyeluruh atas status pengadaan: Setiap tahap, mulai dari pengajuan hingga rekonsiliasi invoice, tercatat dan dapat dipantau secara real time oleh seluruh pihak terkait.
Lebih dari itu, Mekari Officeless juga merupakan bagian dari ekosistem software terpadu Mekari yang terhubung dengan seluruh produk Mekari lainnya, memungkinkan otomasi proses bisnis yang berulang, konektivitas lintas fungsi tanpa hambatan, dan konsolidasi data operasional menjadi laporan cerdas.
Sederhanakan proses persetujuan pembelian bersama Mekari Officeless.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Officeless are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
